Adatkezelési tájékoztató

A Hatamoto Magyarországon és Közép-Kelet-Európában működő, személyre szabott munkaerő-közvetítéssel, vezető- és specialistakereséssel foglalkozó cég. Az itt bemutatott saját toborzási, jelöltkutatási és üzleti tevékenységeink során felhasznált személyes adatokért adatkezelőként felelünk.

Ez a tájékoztató a weboldal látogatóira, a velünk kapcsolatba lépő személyekre, az önéletrajzot beküldő vagy egy állásra jelentkező jelöltekre, a jelöltkutatás vagy ajánlás útján azonosított szakemberekre, valamint ügyfeleink és lehetséges ügyfeleink üzleti kapcsolattartóira vonatkozik.

Akkor is elküldheted az önéletrajzodat, ha nem jelentkezel meghirdetett állásra. Átnézzük, és akkor keresünk, ha számodra releváns lehetőség adódik. Az önéletrajz beküldése nem jelent garanciát interjúra vagy elhelyezkedésre. Nem működtetünk nyilvános önéletrajz-adatbázist.

Ha egy adott megbízás, értékelés vagy együttműködés további adatkezelést igényel, arról előzetesen tájékoztatunk. Az adataidat megkapó munkáltatók saját kiválasztási adatkezelésükért felelnek, és arról saját tájékoztatást adnak.

Az általad megadott adatok

Az általános önéletrajz-beküldő űrlapon a vezetéknév, az utónév, az e-mail-cím és az önéletrajz megadása kötelező. A mobiltelefonszám és a jelenlegi beosztás megadása opcionális. Ha az űrlapon elérhető, a LinkedIn-profil hivatkozása és a rövid üzenet is opcionális. Az űrlap CAPTCHA biztonsági ellenőrzést használ.

Az önéletrajz tartalmazhatja a szakmai tapasztalatodat, tanulmányaidat, képesítéseidet, készségeidet és más szakmai információkat. A kiválasztási beszélgetések során rögzíthetjük az adott lehetőség szempontjából releváns rendelkezésre állásodat, munkavállalási preferenciáidat, jövedelmi elvárásaidat, a levelezést, az interjújegyzeteket és az adott munkakörre való alkalmasságodra vonatkozó értékelésünket is.

Az adatszolgáltatás önkéntes. A kötelező mezők nélkül az űrlapos beküldést nem tudjuk fogadni; elegendő releváns szakmai információ hiányában pedig előfordulhat, hogy nem tudjuk értékelni vagy továbbvinni a jelentkezésedet. Az opcionális mezők üresen hagyása nem akadályozza a beküldést.

Jelöltkutatás, ajánlás és közvetlen megkeresés

Nevedet, szakmai elérhetőségeidet, jelenlegi beosztásodat, munkáltatódat, készségeidet és szakmai pályafutásod adatait a LinkedInről és más nyilvánosan hozzáférhető szakmai forrásokból, szakmai ajánlásból vagy korábbi közvetlen beszélgetésekből is megismerhetjük. Rögzítjük az adatforrást, és az adott keresés szempontjából releváns információkat használjuk fel. Egy nyilvános profil vagy ajánlás önmagában nem jelent hozzájárulást a hosszabb távú jelölti nyilvántartásunkhoz.

Ha az adataidat nem közvetlenül tőled szerezzük meg, az első kapcsolatfelvételkor, de legkésőbb az adatok megszerzésétől számított egy hónapon belül tájékoztatunk a forrásról, az érintett adatkategóriákról és az adatkezelésről. Ha az adatok továbbítására ennél korábban kerülne sor, a tájékoztatást addig megadjuk. Ettől kizárólag a GDPR alkalmazható kivételei alapján térünk el.

Üzleti és technikai adatok

Üzleti megkeresések esetén a nevet, a szervezet megnevezését, az üzleti elérhetőségeket, a munkaerő-keresési igényeket és az üzenetek tartalmát kezeljük. A weboldal és az űrlapok működése során IP-cím, böngésző- és eszközadatok, a kérések időpontja, a kért oldalak, valamint biztonsági vagy kézbesítési naplóadatok kezelése is történhet. Nyilvántartjuk a releváns hozzájárulásokat és kommunikációs preferenciákat is.

Általános önéletrajz-beküldéskor kérjük, ne küldj személyazonosító okmányokat, egészségügyi adatokat, politikai vagy vallási meggyőződésre, szakszervezeti tagságra, illetve büntetőjogi előéletre vonatkozó információkat. Ezeket az általános jelölti nyilvántartáshoz nem kérjük. Ha szükségtelen érzékeny adat érkezik hozzánk, intézkedünk annak eltávolításáról, vagy ilyen adatokat nem tartalmazó változatot kérünk. Különleges adatok valóban szükséges kezeléséhez külön alkalmazható jogi feltétel és megfelelő tájékoztatás szükséges.

A jogalap az adatkezelés céljától függ. A jelölti nyilvántartásban való szerepléshez adott hozzájárulás különbözik az adott kiválasztási folyamatban való részvételtől és a választott kapcsolattartási csatornától.

Jogos érdeken alapuló adatkezelésnél megvizsgáljuk annak szükségességét, és az érdekeket összevetjük jogaiddal és szabadságaiddal. Az érdekmérlegelésről tájékoztatást kérhetsz, és tiltakozhatsz az adatkezelés ellen.

Hozzájárulás és kapcsolattartási preferenciák

A tájékoztató elolvasása vagy megismerésének visszaigazolása nem jelent hozzájárulást az adataid minden felhasználásához. Az e-mailes és telefonos preferenciák azt jelzik, milyen csatornán kereshetünk; nem helyettesítik az alapul szolgáló adatkezelés jogalapját. Tiszteletben tartjuk a választásaidat, és egy telefonszám megadását nem tekintjük az ettől független marketinghez adott engedélynek.

Egy konkrét kiválasztási folyamatban való részvételhez nem kell csatlakoznod a jövőbeli lehetőségekre fenntartott jelölti nyilvántartáshoz. A toborzási hozzájárulás alapján nem használjuk az adataidat ettől független hírlevelekhez vagy reklámkampányokhoz.

Jelölti nyilvántartás: 12 hónap

Az általános jelölti nyilvántartásban a profilodat és önéletrajzodat a hozzájárulástól vagy annak kifejezett megújításától számított 12 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha korábban visszavonod a hozzájárulásodat. Lejárat előtt megkérdezhetjük, szeretnél-e továbbra is a nyilvántartásban maradni. Megújítás hiányában töröljük a nyilvántartás adatait, az alább ismertetett elkülönült, korlátozott célok kivételével. A válasz elmaradása nem jelent megújítást.

Egy általunk küldött e-mail, a profil megtekintése vagy egy belső feljegyzés nem indítja újra ezt az időszakot. A lejáratot és a törlést ellenőrzött felülvizsgálati folyamatban kezeljük.

Jelöltkutatás és konkrét kiválasztási folyamat

A jelöltkutatási adatokat csak addig őrizzük meg, amíg az adott kereséshez kapcsolódó releváns megkeresés mérlegeléséhez és megtételéhez szükségesek. Ha elutasítod a megkeresést, tiltakozol, vagy már nincs észszerű lehetőség a megkeresés továbbvitelére, megszüntetjük ezt a felhasználást, és töröljük a szükségtelen adatokat. A jelöltkutatás önmagában nem jelent bekerülést a 12 hónapos jelölti nyilvántartásba.

Konkrét kiválasztási folyamatnál a szükséges adatokat annak fennállása alatt őrizzük meg. A folyamat lezárásakor töröljük az ahhoz már nem szükséges adatokat. A későbbi lehetőségekhez történő megőrzéshez külön hozzájárulás kell. A jelölti nyilvántartáshoz adott hozzájárulás lejárata vagy visszavonása nem szüntet meg automatikusan egy külön, folyamatban lévő jelentkezést; abból is kérheted a visszalépést.

Üzleti megkeresések és korlátozott kivételek

Az üzleti megkereséseket és a kapcsolódó levelezést általában az utolsó érdemi kommunikációtól számított 12 hónapig őrizzük meg. Ha a megkeresés szerződéshez vezet, a releváns szerződéses és ügyleti iratokat az alkalmazandó szerződéses, számviteli, adózási és jogi igényekhez kapcsolódó követelmények szerint őrizzük.

Korlátozott hozzáférésű, minimális adattartalmú nyilvántartást megőrizhetünk, ha az a hozzájárulás vagy visszavonás igazolásához, érintetti kérelem kezeléséhez, tiltakozás tiszteletben tartásához vagy jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges. A megőrzést az alkalmazandó kötelezettség, illetve az adott jogi igény és elévülési idő korlátozza; az adatokat nem használjuk arra, hogy továbbra is a jelölti nyilvántartásban tartsunk. Rendszeresen megvizsgáljuk, szükséges-e még a megőrzés.

A technikai és biztonsági naplókat csak a hibák kivizsgálásához, a visszaélések megelőzéséhez vagy egy konkrét biztonsági esemény rendezéséhez szükséges ideig őrizzük. A biztonsági mentésekre az adott helyreállítási és törlési ciklus vonatkozik; azokat nem használjuk alternatív toborzási adatbázisként. A törlés kezelése a toborzási rekordon túl a releváns munkapéldányokra és levelezésre is kiterjed.

Az adatokhoz csak a Hatamoto erre jogosult munkatársai és azok a szolgáltatók férhetnek hozzá, akiknek az itt ismertetett célokhoz szükségük van rájuk. Személyes adataidat nem értékesítjük hirdetőknek vagy adatkereskedőknek.

Lehetséges munkáltatók

Bemutatás előtt egyeztetünk veled a konkrét cégről és pozícióról. Önéletrajzodat vagy azonosítható jelölti profilodat csak a veled egyeztetett bemutatáshoz, a megfelelő címzettekkel osztjuk meg. Az általános jelölti nyilvántartáshoz adott hozzájárulás nem jelent engedélyt az önéletrajzod válogatás nélküli továbbítására.

A lehetséges munkáltató rendszerint önálló adatkezelőként jár el a kiválasztási döntései és az adataid további felhasználása során. A bemutatás előtt megnevezzük a munkáltatót, hogy tudd, ki kapja meg az információkat.

Szolgáltatók

• Zoho Recruit: az önéletrajzok, szakmai profilok, kiválasztási tevékenységek, hozzájárulások és preferenciák kezelésére használt toborzási rendszerünk. A Zoho önéletrajz-beküldő űrlapján megadott adatok a Hatamoto Zoho Recruit-fiókjába kerülnek. A Zoho ezeket a szolgáltatási adatokat a megbízásunkból kezeli.
• Microsoft 365 / Outlook: üzleti levelezés és kapcsolódó kommunikáció, ideértve a jelöltekkel és üzleti kapcsolattartókkal váltott üzeneteket és mellékleteket, az alkalmazandó Microsoft szolgáltatási és adatvédelmi feltételek szerint.
• Websupport Magyarország Kft.: webtárhely és kapcsolódó technikai infrastruktúra. Székhely: 1119 Budapest, Fehérvári út 97–99., Magyarország; cégjegyzékszám: 01-09-381419.

A szolgáltatók engedélyezett további adatfeldolgozókat vehetnek igénybe. Az érintett technikai támogatók a támogatáshoz szükséges esetben hozzáférhetnek az adatokhoz. Szakmai tanácsadókkal, bíróságokkal vagy hatóságokkal is közölhetünk szükséges adatokat, ha azt jogszabály előírja, vagy jogi igények indokolják.

A WordPress és az Elementor a weboldal szoftverét biztosítja; e termékek használata önmagában nem jelenti, hogy fejlesztőik megkapják az önéletrajzodat. További címzett a tényleges tárhelyszolgáltatástól, integrációtól vagy támogatási megállapodástól függően merülhet fel.

A felhőszolgáltatások az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívüli adatkezeléssel vagy támogatói hozzáféréssel is járhatnak akkor is, ha az elsődleges adattárolás az EGT-n belül történik. Nem állítjuk, hogy minden adatkezelési művelet kizárólag az EGT-n belül zajlik.

A Zoho tájékoztatása szerint az EU-ban tárolt szolgáltatási adatokhoz indiai szervezete technikai támogatás céljából hozzáférhet, általános szerződési feltételek és kiegészítő garanciák mellett. Más adatkezelési helyszínek a fiók régiójától, a szolgáltatás funkcióitól és az igénybe vett további adatfeldolgozóktól függenek. A Microsoft szintén ismerteti a nemzetközi adatkezelést és garanciáit az adatvédelmi feltételeiben.

Ha egy szolgáltató igénybevétele vagy egy egyeztetett munkáltatói bemutatás az EGT-ből olyan országba irányuló adattovábbítással jár, amelyre nem alkalmazható megfelelőségi határozat, megfelelő GDPR szerinti garancia szükséges. Ilyen lehet az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alkalmazása, szükség esetén kiegészítő intézkedésekkel. A bemutatás elfogadása nem helyettesíti a jogszerű adattovábbítási mechanizmust.

Az adataidra vonatkozó garanciákról és azok másolatának elérhetőségéről az info@hatamoto.eu címen kérhetsz tájékoztatást, a bizalmas információk szükséges védelme mellett.

Szolgáltatói tájékoztatók: Zoho: adatvédelem és nemzetközi hozzáférés, a Zoho további adatfeldolgozói és a Microsoft adatvédelmi kiegészítése.

A weboldal az oldalak megjelenítéséhez és az űrlapok működéséhez szükséges technikai erőforrásokat használ. A működéshez, a biztonsághoz és a munkamenetek kezeléséhez sütik vagy hasonló tárolási megoldások alkalmazhatók. A beágyazott űrlapok és a CAPTCHA ellenőrzések a szolgáltatóikkal történő kommunikációval járhatnak, például az IP-cím és a böngészőadatok továbbításával.

A nem feltétlenül szükséges analitikai vagy marketingtechnológiák használatához az alkalmazandó szabályok szerint előzetes hozzájárulás kell. Ezt megtagadhatod vagy visszavonhatod anélkül, hogy az érintené a jelölti nyilvántartásra vonatkozó választásodat. A szükséges technikai funkciók blokkolása akadályozhatja az űrlap működését; helyette e-mailben is felveheted velünk a kapcsolatot.

Ez az oldal a betűtípusait a Google Fonts szolgáltatáson keresztül tölti be. A böngésződ a betűtípusfájlok lekéréséhez kapcsolódik a Google-höz, ami technikai kérésadatok, köztük az IP-címed továbbításával jár. További információ a Google adatvédelmi tájékoztatójában található.

Ezek a technikai célok elkülönülnek az önéletrajzod megőrzéséhez adott hozzájárulástól. Az adott űrlaphoz vagy technológiához szükséges további tájékoztatást és választási lehetőségeket annak használati helyén biztosítjuk.

Megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük a személyes adatokat, ideértve a hozzáférések szabályozását, a bizalmas kezelést, a biztonságos továbbítást és a korlátozott megőrzést. Egyetlen rendszer sem zárhat ki minden biztonsági kockázatot. Kérjük, jelezd, ha úgy véled, adataidhoz illetéktelenül fértek hozzá, vagy azokat jogosulatlanul küldték be.

A kiválasztás során megvizsgáljuk szakmai tapasztalatodat és alkalmasságodat az adott szerepre. A megkeresésről és bemutatásról a toborzással foglalkozó munkatársaink döntenek. Nem hozunk rólad kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló, rád nézve joghatással járó vagy hasonlóképpen jelentős hatású döntést. A jelölti adatok rendszerezésére használt szoftver nem helyettesíti ezt az emberi értékelést.

Kérhetsz hozzáférést a személyes adataidhoz, kérheted a pontatlan adatok helyesbítését, az adatok törlését vagy az adatkezelés korlátozását. A GDPR feltételeinek teljesülése esetén az általad megadott adatokat hordozható formátumban is megkaphatod, és kérheted azok másik adatkezelőhöz történő továbbítását.

A hozzájárulás visszavonása: az info@hatamoto.eu címen bármikor kérheted, hogy kikerülj a jelölti nyilvántartásból. A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét. A hozzájáruláson alapuló felhasználást megszüntetjük; minden ettől elkülönülő, szükséges megőrzéshez önálló cél és jogalap kell.

Tiltakozás: a saját helyzeteddel kapcsolatos okokból tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló adatkezelés, így a jelöltkutatás ellen is. Ilyenkor megszüntetjük az adatkezelést, kivéve, ha igazoljuk az érdekeiddel, jogaiddal és szabadságaiddal szemben elsőbbséget élvező kényszerítő erejű jogos okokat, vagy az adatkezelés jogi igényekhez szükséges. Közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés esetén tiltakozásodra ezt a felhasználást meg kell szüntetni.

Módosíthatod a kapcsolattartási preferenciáidat, vagy jelezheted, hogy egy konkrét lehetőséggel nem kívánsz tovább foglalkozni. A megfelelő végrehajtást segíti, ha megjelölöd, hogy a kérés egy kapcsolattartási csatornára, egy jelentkezésre, a jelölti nyilvántartásra vagy minden toborzási megkeresésre vonatkozik. Nem szükséges jogi szakkifejezéseket használnod.

Kérelmedet az info@hatamoto.eu címre vagy a székhelyünkre küldheted. Főszabály szerint díjmentesen, indokolatlan késedelem nélkül, a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül válaszolunk. A kérelmek összetettsége vagy száma miatt, a megengedett esetekben ez legfeljebb további két hónappal meghosszabbítható; a hosszabbításról és okáról az első hónapon belül tájékoztatunk. Személyazonosságod megerősítéséhez csak észszerűen szükséges további információt kérünk. Ha a kérelmet nem tudjuk teljesíteni, megindokoljuk, és tájékoztatunk a panasztételi és bírósági jogorvoslati lehetőségekről.

Adatkezelési aggályoddal fordulhatsz hozzánk, de nem feltétele a felügyeleti hatósághoz fordulásnak, hogy előbb minket keress meg. Panaszt tehetsz különösen a szokásos tartózkodási helyed, munkahelyed vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti EU-/EGT-ország felügyeleti hatóságánál. Hatékony bírósági jogorvoslatra is jogosult vagy.

A tájékoztatót frissítjük, ha az adatkezelésünk változik. A fenti dátum az adott változatot azonosítja. Ha egy változáshoz további tájékoztatás vagy új hozzájárulás szükséges, azt önmagában a frissített tájékoztató közzététele nem helyettesíti.